DataWorkStory #001: Kalenderwochen

Welche Kalenderwoche haben wir gerade eigentlich? Was gibt es im Reporting-Umfeld bezüglich der KWs zu beachten?

In meiner Zeit als Controllerin war es selbstverständlich wöchentliche Auswertungen zu erstellen.

Lange Zeit habe ich mir keine Gedanken darüber gemacht, welchen Sinn und Zweck das hat. Erst ziemlich spät ist mir aufgefallen, dass vor allem handgemachte Wochen-Reports ein Überbleibsel einer hoch manuellen Zahlenwelt waren und in einigen Unternehmen noch sind.

In diesem Artikel habe ich dir ein paar Gedanken zu Kalenderwochen zusammengefasst:

Erstellung von wöchentlichen Auswertungen

Jede Woche aufs Neue sind die zuständigen Personen damit beschäftigt, Zahlen in Excel-Tabellen einzufügen. Oft wird das gemacht, wenn die monatlichen Abstände zu lange sind.

Das Problem: Wochenauswertungen sind noch schneller unaktuell als die monatlichen Reportings.

So müssten sich noch am gleichen Tag der (pünktlichen) Erstellung die Berichtsempfangenden mit der abgeschlossenen Woche auseinandersetzen, um in der laufenden Woche direkte Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Und wie schnell verzögert sich die Erstellung? Entweder ist die erstellende Person im Urlaub oder irgendetwas im manuellen Prozess läuft schief. Und auch die EmpfängerInnen können mal keine Zeit haben, dann ist die ganze Mühe für umsonst gewesen.

Kalenderwochen im Reporting sind mit Vorsicht zu genießen

Ein großes Hindernis, das ich an der Kalenderwoche sehe, ist dass sie sich nicht so einfach zu Monaten und Jahren aggregieren lässt. Eine Kalenderwoche kann in zwei Monaten liegen oder in zwei Jahren.

Auch die Vergleichbarkeit mit der Vorjahreswoche oder der Vorwoche kann hinken, weil manche Zeiträume einfach nicht vergleichbar sind. Je nach Branche können entweder viele Arbeitstage oder viele freie Tage mehr oder weniger Umsatz bescheren. Ein Vergleich kann also schwer auf der Wochennummer beruhen.

Vielmehr müssten bei Umsatzanalysen Aspekte wie Weihnachten, Black Friday, Ferien oder branchenspezifische Wochen definiert werden.

Unterschiedliche Definitionen von Kalenderwochen

Apropos Definition: In manchen Ländern beginnt die Woche bereits sonntags.

Wichtig ist auch zu wissen, wie die erste Kalenderwoche zu Jahresbeginn eingesetzt wird, denn es gibt verschiedene Kalenderwochendefinitionen.

In allen Reporting-Tools sollten wir darauf achten, die richtige Kalenderwochen-Funktion zu benutzen. Internationale Tools haben oft eine “falsche” Voreinstellung. Das hat bei einem meiner Dashboards schon dazu geführt, dass Daten für eine zukünftige Woche angezeigt wurden. Und nein, das war keine Prognose.

Solltest du für Reporting-Zwecke Kalenderwochen nutzen, lohnt sich immer eine Überprüfung und ggf. eine Nachjustierung in den Einstellungen.

Isokalenderwoche

Auch in Excel kann die Kalenderwoche falsch berechnet werden. Je nach Einsatzgebiet können unterschiedliche Wochendefinitionen genutzt werden.

Ich empfehle in Excel die Funktion der ISOKALENDERWOCHE() zu verwenden. Aus dem Datum wird damit die uns bekannte Kalenderwoche berechnet.

(Achtung der Anfang des Jahres wird häufig mit KW52 ausgegeben, da die erste Woche im Jahr die ist, in der der erste Januar-Donnerstag enthalten ist.)¹

Falls du doch mal die Notwendigkeit sehen solltest, die Woche an einem anderen Tag starten zu lassen, kannst du mit der Funktion KALENDERWOCHE() einen anderen Tag als Wochenanfang definieren.

Auch in Pivot-Tabellen gäbe es die Möglichkeit, Wochen zu erzeugen.

Aber generell gilt, weniger Kalenderwoche ist mehr.

Kalenderwochen im Kalender anzeigen lassen

Es gibt im Arbeitsumfeld immer wieder Leute, die selbstverständlich in Kalenderwochen kommunizieren. Früher wusste ich auch immer welche KW war, heute benötige ich einen Kalender dazu. Nicht jeder Kalender, egal ob digital oder in Papierform, enthält jedoch diese Information.

Wenn du mit digitalen Kalendern arbeitest, lohnt es sich ein Häkchen bei “Wochennummer anzeigen” zu setzen.

Auch die Angebotsbeschilderung in manchen Supermärkten setzt voraus, dass man die KW kennt. Ich habe schon mal zu viel bezahlt, als ich Sonntagabend einkaufen gegangen bin und die Angebote für die kommende Woche schon ausgezeichnet waren.

In meinem Supermarkt steht mittlerweile die Woche mit Datum von … bis … auf dem Preisschild und das gefällt mir wesentlich besser.

Umstellung auf eine taggenaue Datenbasis

Wenn es im Unternehmen unbedingt wöchentliche Reportings geben muss (wie vielleicht die Verkaufsanalysen in Supermärkten), dann sollte das zu 100% systemgestützt und zuverlässig automatisiert erfolgen. Wenn ein monatliches Reporting nicht ausreicht, sollten keine halben Sachen gemacht und die Datenbasis auf tagesaktuelle Werte umgestellt werden.

(Zahlen, die in einem früheren Schritt des Datenprozesses auf Wochen vor aggregiert wurden, dürfen in diesem Szenario maximal auf Tage aufsummiert werden.)

Das ermöglicht einen zeitnahen und flexiblen Zugriff und verbessert die Entscheidungsbasis.

Wochenreportings nur mit geeigneten Tools produzieren

Auch der Einsatz von Excel sollte beim Wochenreporting überdacht werden. Ein gutes, professionelles Reporting-Tool wie PowerBI oder Tableau erleichtern die Darstellung der verschiedenen Datumsdimensionen. Sie können gut mit Kalenderwochen umgehen und ermöglichen den richtigen Drilldown vom Jahr ins Quartal in den Monat, in die Woche und auf den Tag.

Schluss mit der Beschäftigungstherapie in Excel

Es ist nicht mehr zeitgemäß, Wochen- und Monatsreportings unabhängig voneinander zu erstellen. Egal für welchen Reporting-Rhythmus man sich entscheidet, die Erstellung von Datenprodukten für unterschiedliche Zeiträume sollte nicht zur Beschäftigungstherapie werden. Auch sollte kein Mensch künstlich mit der Aufsetzung von Excel-internen Wochendefinitionen von seiner eigentlichen Aufgabe abgehalten werden. Denn im schlimmsten Fall führen kleine Unaufmerksamkeiten zu Missverständnissen und zu Entscheidungsfehlern.

Also, in welcher KW hast du Urlaub?😉

Arbeitest du mit Kalenderwochen? Welche Erfahrungen hast du mit KWs (im Reporting) gemacht? Schreib es gern in die Kommentare.🙌

1. https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_8601